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會議成功三步曲 一個會議能否成功,有三個關鍵點—會前細致的接待方案、會中跟蹤落實、會后總結?! 安邉澐桨讣氈氯妗 h策劃方案細致與否直接關系到會議能否有序進行。在會議的接待方案中,除了對接待工作的內容和流程、計劃要有細致的安排外,一定還要有一個清晰的責任分工表,清楚明了地標明主辦、承辦、會議酒店三方人員責任和分工,做到責任到人。很多做會議的人非常注重會議的方案中接待工作的內容和流程、計劃是否完備,但在責任到人上不能非常明確,總認為即使有什么問題出現,現場工作人員也會應急處理。像在機場接參會代表這類的事情,雖然不是什么大事,但如果客人落地,場面溫馨親切,體貼周到,車輛服務及時到位,參會者會有良好的第一印象。但處理不好,會直接影響參會者對會議的第一印象;同時,也會影響其參會的情緒。所以,做會者應該特別注意接待方案的細致性,在每個環節,各方工作人員的“溝對”要完全到位?! 懈櫬鋵崱 ∝熑蔚饺耸亲鋈魏问虑绯晒Φ那疤?,那么是不是有了這個前提就一定成功?
對于會議來說,這就有賴于會中跟蹤落實了。會議不只是狹隘意義上的開會,它是個大概念,包含了開會以外的諸多事宜,如餐飲質量、會議環境、設備準備等。陳鴻南表示,每次辦會之前,他都會讓負責餐飲的工作人 員到訂餐餐廳預先品嘗菜肴,然后確定“會議餐”的菜單。會議期問,會有專門的責任人現場檢查“會議餐”與菜單是否相符,質量是否合格,若不合格,當場撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會議殘疾”,生病再醫,不如提前預防。這種“跟蹤落實”應該貫穿整個會議活動的始終和方方面面,并且要施行金字塔式層層負責制,全面跟蹤?! 罂偨Y 會后總結向來是辦會者容易忽略的一個問題。一般情況下,會議結束后,主辦方或承辦方會給參會代表一張印有幾個簡單調查問題的表格,最后反饋回的問卷比例小,會議中存在的問題也不容易找出,承辦方的運營商也不能有更多的機會總結經驗。在此次Molex年度銷售研討會議結束時,承辦方改變了以往的做法,用了一份很詳細的問卷調查與參會者做的細致交流,對于會議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時間發給運營商、主辦方。這種做法,有利于三方共同成長,增進溝通,在以后的合作中會更見實效。會議的整體質量會越來越有保障。
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